2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van onze dienstverlening kunnen wij onder andere de volgende gegevens verwerken:
- naam;
- adres- en woonplaatsgegevens;
- telefoonnummer;
- e-mailadres;
- bedrijfsnaam;
- KvK- en btw-nummer;
- factuur- en afleveradres;
- betaalgegevens;
- projectgegevens;
- maatvoeringen;
- bouwkundige gegevens;
- werktekeningen;
- foto's van de inmeetsituatie, montage en oplevering;
- correspondentie;
- IP-adres;
- website- en cookiegegevens.
Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of wettelijk verplicht is.
3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor:
- het opstellen van offertes;
- het sluiten en uitvoeren van overeenkomsten;
- inmeten, engineering, productie en montage;
- levering van producten;
- service- en garantieafhandeling;
- klantenservice;
- administratie en facturatie;
- het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
- kwaliteitsbewaking en bewijsvoering;
- marketing- en nieuwsbrieffuncties, uitsluitend indien daarvoor toestemming is verleend.
4. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer hiervoor een wettelijke grondslag bestaat, waaronder:
- uitvoering van een overeenkomst;
- wettelijke verplichting;
- gerechtvaardigd belang;
- toestemming van betrokkene.
5. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Lijn M verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, het voldoen aan een wettelijke verplichting of de normale bedrijfsvoering van Lijn M.
Persoonsgegevens kunnen - indien nodig om werkzaamheden uit te kunnen voeren - worden gedeeld met onder andere:
- transport- en logistieke partners;
- montagepartners en onderaannemers;
- leveranciers, indien noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst;
- softwareleveranciers (CRM, ERP, planning en projectadministratie);
- hosting- en cloudproviders;
- IT-beheer- en beveiligingsdienstverleners;
- boekhouder, accountant en salarisadministratie;
- betaalproviders en financiële instellingen;
- marketing- en communicatiepartners;
- overheidsinstanties, indien wettelijk verplicht.
Hieronder vallen onder meer:
- ActiveCampaign (e-mailmarketing);
- Google (websiteanalyse);
- Google Workspace (opslag);
- Meta (advertentiedoeleinden);
- Calendly (afspraakmodule);
- Nehoh Digital (website en online marketing);
- Exact Online (boekhouding);
- WeFact (factureringsprogramma);
- Archidoors (gecombineerde showroom).
Met partijen die namens Lijn M persoonsgegevens verwerken, sluiten wij – indien wettelijk vereist – een verwerkersovereenkomst. Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, de bedrijfsvoering of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
6. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld.
In beginsel hanteren wij de volgende bewaartermijnen:
- offerte zonder opdracht: 2 jaar;
- klant- en projectdossiers: zolang noodzakelijk voor uitvoering, service en garantie;
- correspondentie: zolang noodzakelijk voor de dienstverlening;
- facturen en financiële administratie: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht);
- marketinggegevens: totdat toestemming wordt ingetrokken;
- foto's van projecten: zolang noodzakelijk voor garantie, bewijsvoering en projectadministratie en als referentie.
Na afloop van de bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd.
7. Foto's van projecten
Tijdens het inmeten, de montage en de oplevering kan Lijn M foto's maken van de bouwkundige situatie, de uitgevoerde werkzaamheden en het eindresultaat.
Deze foto's worden gebruikt voor:
- projectadministratie;
- kwaliteitscontrole;
- garantie;
- service;
- bewijsvoering bij eventuele geschillen.
Daarnaast kan Lijn M niet-herleidbare foto's van gerealiseerde projecten gebruiken als referentieproject, portfolio of voor promotionele uitingen, zoals de website, social media, brochures en andere marketinguitingen. Hierbij worden geen persoonsgegevens of andere direct herleidbare gegevens van opdrachtgever openbaar gemaakt.
Indien op foto's personen, adresgegevens of andere herleidbare informatie zichtbaar zijn, of indien een project redelijkerwijs tot opdrachtgever herleidbaar is, zal Lijn M deze uitsluitend publiceren na voorafgaande toestemming van opdrachtgever.
8. Cookies
Onze website maakt gebruik van cookies.
Wij gebruiken:
- functionele cookies;
- analytische cookies;
- marketingcookies.
Marketingcookies worden uitsluitend geplaatst nadat hiervoor toestemming is verleend.
Meer informatie hierover is opgenomen in onze cookieverklaring.
9. Beveiliging
Lijn M neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik of onrechtmatige verwerking.
Hieronder vallen onder meer:
- beveiligde websiteverbindingen (SSL);
- beveiligde software;
- beperkte toegang tot persoonsgegevens;
- sterke unieke wachtwoorden;
- wachtwoordkluizen;
- 2FA;
- regelmatige back-ups.
10. Rechten van betrokkenen
Iedere betrokkene heeft het recht om:
- persoonsgegevens in te zien;
- persoonsgegevens te laten corrigeren;
- persoonsgegevens te laten verwijderen;
- bezwaar te maken tegen verwerking;
- verwerking te beperken;
- gegevens over te dragen (dataportabiliteit);
- eerder gegeven toestemming in te trekken.
Verzoeken kunnen worden gericht aan: info@lijnm.com
Wij reageren uiterlijk binnen één maand.
11. Klachten
Indien u van mening bent dat Lijn M niet zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaat, verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen.
Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
12. Wijzigingen
Lijn M behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen.
De meest actuele versie is altijd beschikbaar via onze website.
Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij betrokkenen hierover informeren indien dit wettelijk vereist is.
13. Contact
Heeft u vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact op met:
Lijn M
Hoge Eng Oost 19-3, 3882 TM Putten
E-mail: info@lijnm.com
Telefoon: 0031 6 23755255
Website: www.lijnm.com